🧩 Vos modèles et vos process, expliqués une fois à l'IA

Bonjour à toutes et à tous 💜

J'espère que vous faites le plein de soleil !

Aujourd'hui, on installe un réflexe qui va travailler pour vous toute l'année : apprendre à l'IA vos modèles de documents et vos process métier. Une fois. Et elle s'en souvient à chaque fois.

C'est parti ! 👇

Quatre mots qu'on entend partout, souvent employés l'un pour l'autre. Et cette confusion est bien souvent ce qui empêche de passer à la vitesse supérieure !

Alors remettons-les à leur place, une bonne fois.

Le prompt. Vous demandez, vous obtenez. La fois suivante, vous redemandez, vous joignez votre modèle, vous réexpliquez vos règles. Encore.

L'assistant (Projet chez Claude, GPT chez ChatGPT). C'est un lieu. Vous y déposez vos instructions fixes, votre base de connaissances et vous y regroupez vos conversations sur un sujet. Chaque nouvelle conversation démarre déjà avec les instructions et les connaissances de l'assistant.

La compétence (ou Skill). C'est une méthode. Vous l'enseignez une fois, elle s'applique ensuite toute seule, dans n'importe quelle conversation, dès que la tâche s'y prête.

L'agent. Lui, il agit : il enchaîne des actions à votre place, en autonomie. C'est le mot qu'on colle un peu partout en ce moment, et c'est encore un autre sujet 😉

→ Celle qui nous intéresse aujourd'hui, c'est la compétence. Et la différence tient en une phrase : le prompt, c'est vous qui vous en souvenez. La compétence, c'est le cabinet qui s'en souvient.

Et une compétence s'enregistre, se modifie et, selon votre offre, se partage à l'équipe.

→ Vos règles de production cessent d'être dans la tête de celui qui les conçoit !

→ Claude · Compétences. Sur tous les plans, y compris le gratuit. Menu : Personnaliser → Compétences → Ajouter → Créer avec Claude. Ou tapez directement /skill-creator dans la barre de chat.

→ ChatGPT · Skills. Menu gauche : Plugins → onglet Skills → + → Créer dans une discussion.

→ Chez Anthropic · Chez OpenAI

Prenez le document que votre cabinet produit le plus souvent. Un PV de bornage, un CCTP, un rapport type, une notice.

Vous connaissez la chanson : on rouvre le dernier exemplaire, on efface, on remplit, et on vérifie qu'on n'a rien oublié en route.

Et d'un confrère à l'autre, le document ne sort jamais tout à fait pareil.

Bonne nouvelle : dix minutes suffisent pour commencer à changer ça !

Pas de modèle sous la main ? Remplacez la référence au modèle joint par une description précise du document voulu : l'IA vous proposera une première trame à ajuster.

Une fois enregistrée, la compétence se déclenche seule quand vous demandez le document. Vous pouvez aussi l'appeler avec le "/" de la barre de chat, suivi de son nom.

→ Votre document sort selon votre trame et vos règles de mise en forme, à partir des seules informations que vous lui fournissez.

→ Et ça marche aussi pour vos process : un contrôle avant remise, une trame de compte rendu, une façon de présenter un chiffrage. Tout ce que vous refaites pareil à chaque fois est un bon candidat !

⚠️ Les champs [À COMPLÉTER] restent vides, et c'est voulu : l'IA ne doit pas inventer les informations de votre dossier.

Tant qu'il n'a pas été vérifié et validé humainement, traitez tout document produit avec l'IA comme un brouillon d'expert, jamais comme un livrable prêt à partir.

La vérification et la validation avant remise vous appartiennent, comme pour tout livrable que vous signez (charte OGE, art. 11 et 12).

Le bon premier candidat coche trois cases : fréquent, structuré, peu de variantes.

👤 L'associé commence par le document qu'il relit sans arrêt, celui qui revient toujours avec les mêmes oublis.

👤 Le technicien commence par la pièce technique la plus répétitive, celle dont la trame ne bouge jamais.

👥 L'assistante de cabinet commence par les courriers types : convocation à bornage, réponse à un riverain, courrier à une mairie.

Pour un document rare, ne créez rien : joignez simplement votre modèle à la demande. La compétence prend tout son sens sur la répétition.

Vous n'avez pas de modèle écrit au cabinet ? Demandez à l'IA de le déduire de deux ou trois documents déjà validés, puis relisez sa proposition.

→ Vous allez y découvrir vos propres règles implicites, celles que personne n'a jamais écrites. Et c'est souvent le vrai cadeau de l'exercice !

Comme n'importe quel autre document de votre cabinet. Mais quelques points méritent d'être posés.

✅ Ce qui est clair. La charte de l'Ordre demande d'examiner attentivement les contenus et résultats produits avec l'IA pour en vérifier notamment l'exactitude, la cohérence, la fiabilité et la conformité légale et réglementaire (art. 11), puis une validation humaine des prestations réalisées à l'aide d'un système d'IA (art. 12).

Votre responsabilité professionnelle reste entière (art. 8) : l'utilisation d'une compétence ne délègue ni votre analyse, ni votre décision, ni votre signature.

Et lorsque le recours à l'IA est significatif dans la réalisation d'une prestation, l'article 6 prévoit d'en informer préalablement les clients et tiers concernés.

🟡 La bonne pratique. Pour créer une compétence, privilégiez des modèles anonymisés et n'y intégrez aucune donnée client qui n'est pas nécessaire.

Si des données personnelles sont traitées, appliquez les mesures de protection prévues à l'article 5.

Et lorsque des travaux sont réalisés avec l'assistance de l'IA, assurez une traçabilité proportionnée à la nature des travaux réalisés, conformément à l'article 7.

→ Une compétence partagée a un propriétaire identifié au cabinet et se revoit comme on revoit une trame métier.

Le réflexe à retenir : une compétence encode votre méthode, jamais votre jugement.

→ Télécharger la charte IA de l'Ordre (PDF)

Cette rubrique éclaire, elle ne remplace pas un avis juridique.

Voilà pour ce numéro ! 🚀

Quel document de votre cabinet mériterait d'être encodé en premier ? Répondez à ce mail, je lis tout.

Et si vous avez un confrère qui recharge son modèle dix fois par semaine, transférez-lui ce numéro 🤝

À très vite,
Frédérique