Bonjour à toutes et à tous 💜
J'espère que vous profitez bien de ces dernières semaines d'été ! ☀️
Le 1er septembre, la charte IA de l'Ordre s'applique.
Elle vous demande de former vos équipes, et d'organiser la façon dont l'IA est utilisée au cabinet.
Pour vous y aider, elle cite deux moyens possibles : désigner un référent IA, ou établir un guide de bonnes pratiques.
Et là, la question tombe: très bien, mais on écrit quoi dans ce guide ?
Je me suis dit que le plus utile était de vous en montrer un vrai. Alors je vous en ai préparé un, complet, que vous n'aurez qu'à copier et adapter à votre cabinet 🎁
C'est parti ! 👇
Au sommaire
01 Ce que dit l'article 3 : ce qui est demandé, et ce qui ne l'est pas
02 Le socle : six règles pour tous vos usages
03 Du principe au geste : un cas d'usage déroulé
04 Use case bonus : votre première version adaptée en 30 minutes
05 Votre cadeau : le guide exemple, prêt à personnaliser
01 · ⚖️ Ce que dit l'article 3
Reprenons-le ensemble, tranquillement: il tient en quelques lignes.
Commençons par ce qui vous engage 👇
Vous vous engagez à former vos géomètres-experts stagiaires et vos collaborateurs à l'utilisation d'un système d'IA.
Vous êtes responsable du bon usage de l'IA par les membres de votre cabinet.
Et vous vous engagez à mettre en place les dispositifs et procédures internes nécessaires pour superviser leurs usages.
Puis deux moyens, présentés autrement.
👤 Vous pouvez désigner un collaborateur "référent IA", préalablement formé.
📘 Vous pouvez également établir un guide de bonnes pratiques appliqué aux différents cas d'usage.
→ Le référent et le guide sont donc proposés, pas imposés. Ce qui vous revient, c'est de choisir la forme de vos procédures internes.
→ Dans un cabinet, le guide a un avantage : il donne un cadre commun, que chacun peut consulter au moment où la question se pose. Y compris la personne qui arrivera en janvier !
02 · 🧱 Six règles pour tous vos usages
On commence toujours par le socle : les quelques règles qui valent partout, quel que soit l'outil et quel que soit le dossier.
Six suffisent, à condition de couvrir les grands principes de la charte 👇
✅ 01 · Utiliser uniquement les outils validés par le cabinet. Avant tout usage professionnel, on vérifie la conformité de l'outil, le type de compte, ses conditions de traitement des données, ainsi que sa compatibilité avec l'indépendance du cabinet, la maîtrise de ses données et un usage raisonné des ressources. (art. 4, 9 et 13)
🔒 02 · Protéger les données. Anonymisation par défaut, et uniquement les informations nécessaires à la tâche. Si des données identifiantes sont indispensables, elles ne passent que par un compte dont les réglages et les conditions d'utilisation ont été validés pour cet usage. (art. 5 et 10)
👀 03 · Relire systématiquement. Une sortie d'IA est un travail préparatoire à contrôler, jamais un résultat fiable par défaut. Toute prestation réalisée avec l'aide d'une IA fait l'objet d'une validation humaine, sous la responsabilité du géomètre-expert. (art. 8, 11 et 12)
🔍 04 · Vérifier à la source. Chiffres, surfaces, cotes, dates, références, textes juridiques : on demande à l'IA d'indiquer ses pages et ses articles, puis on les vérifie dans le document d'origine. (art. 11)
💬 05 · Informer en cas de recours significatif à l'IA. Avant la prestation, les clients et tiers concernés sont informés : validation finale humaine, responsabilité assumée par le géomètre-expert, explications possibles s'ils en demandent. (art. 6)
🗂️ 06 · Garder une trace proportionnée. Outil, date, finalité, version finale contrôlée. La trace est adaptée à l'enjeu: un dossier sensible mérite une conservation plus complète qu'un mail de deux lignes. (art. 7)
→ Si vous ne deviez commencer que par une chose : écrivez la liste de vos outils, de vos comptes et des usages autorisés. C'est elle qui rend toutes les autres règles applicables.
03 · 🔎 Du principe au geste
C'est ma partie préférée: celle où les principes deviennent des gestes concrets 💡
La solution: reprendre chaque usage réel du cabinet et le trancher en trois blocs. Ce qu'on fait, ce qu'on ne fait jamais, et ce qui demande de la vigilance.
Voici un exemple, sur le compte-rendu de rendez-vous ou de terrain 👇
✅ ON FAIT. À partir de notes, d'une dictée ou d'informations collectées sur place, demander à l'IA de structurer le compte-rendu, de distinguer les faits, les décisions et les points à confirmer, puis d'extraire les actions à réaliser. Enfin, comparer le résultat aux éléments d'origine.
⛔ JAMAIS. Classer ou envoyer un compte-rendu généré sans relecture. Laisser l'IA compléter une information absente ou incertaine.
⚠️ VIGILANCE. Noms, dates, surfaces, cotes, distances et références cadastrales sont vérifiés un par un. Et si la réunion est enregistrée, les règles applicables à l'enregistrement et au traitement des données s'appliquent aussi.
Une dizaine de lignes, et un collaborateur qui arrive au cabinet sait exactement quoi faire !
Cinq autres usages méritent le même traitement: rédiger un mail, analyser un dossier, produire un document depuis vos modèles, créer une illustration et faire une recherche juridique.
→ N'écrivez que les usages réellement pratiqués chez vous. Un guide concret et utile sera lu.
04 · 🛠️ Votre première version adaptée en 30 minutes
Le document que je vous offre est celui d'un cabinet fictif.
Ce qui compte, c'est la version où figurent vos outils, vos comptes, vos usages et vos règles de validation.
Et c'est là que l'IA est vraiment utile : elle vous amène à une première version en quelques minutes, à condition de lui donner votre réalité, puis de relire ce qui sort ⏱️
La méthode
1 Ouvrez le guide avec le lien du cadeau, en bas de ce mail. Il vous propose de créer une copie : acceptez, vous obtenez votre version modifiable.
2 Dans votre copie, faites Fichier → Télécharger → PDF. C'est ce fichier que vous allez joindre à l'IA.
3 Ouvrez votre IA. Sur un compte individuel, vérifiez les réglages et conditions qui encadrent l'amélioration des modèles.
4 Joignez le PDF du guide, et celui de la charte si vous voulez faire contrôler les renvois d'articles.
5 Copiez le prompt ci-dessous et complétez la partie MON CABINET. C'est elle qui fait toute la différence entre un guide générique et le vôtre.
6 Relisez la sortie ligne à ligne, puis traitez la liste des décisions qu'elle vous renvoie à la fin. C'est là que sont les vraies questions de cabinet !
Le prompt à copier-coller 📋
Tu es consultant en organisation pour un cabinet de géomètres-experts.
Document joint : un guide de bonnes pratiques IA rédigé pour un cabinet fictif, en application de l'article 3 de la charte IA de l'Ordre des géomètres-experts.
CE QUE JE VEUX
Réécris ce guide pour MON cabinet, en conservant sa structure: socle de règles, cas d'usage, gouvernance.
1. Le socle : adapte chaque règle à mes outils et à mes comptes réels, en les nommant explicitement. Vérifie que le socle couvre aussi la conformité des outils, la protection des données, la traçabilité, la validation humaine, l'indépendance du cabinet et l'usage raisonné des ressources.
2. Les cas d'usage : ne garde que ceux que je pratique, dans mon vocabulaire, chacun au format ON FAIT / JAMAIS / VIGILANCE, avec les articles de la charte concernés.
3. La gouvernance : complète avec ce que je t'indique et laisse apparents les champs que je n'ai pas renseignés.
4. Termine par deux listes : les décisions que je dois trancher moi-même avant diffusion, et les points où mon guide serait en retrait de la charte.
RÈGLES
N'invente aucun outil, aucun réglage, aucune procédure que je ne t'ai pas décrits. Si une information manque, écris "à compléter" plutôt que de supposer. Ne cite un article de la charte que s'il figure dans les documents joints. Phrases courtes, lisibles par un collaborateur qui n'a jamais utilisé l'IA.
MON CABINET ║ À REMPLIR ║
Effectif et rôles [ ] · Spécialités [ ] · Outils IA autorisés et type de compte [ ] · Outils interdits [ ] · Usages réellement pratiqués [ ] · Qui valide quoi avant envoi au client [ ] · Référent IA si désigné [ ] · Ce qui existe déjà par écrit [ ]
⚠️ Le point de vigilance. Un guide généré et non relu est moins utile qu'une demi-page écrite à la main. La sortie de l'IA est un brouillon, la validation reste humaine. Relisez-le charte en main avant de le diffuser à votre équipe.
05 · 🎁 Votre cadeau
Le voici : le guide de bonnes pratiques IA du cabinet Martin & Associés, cabinet fictif.
Au menu: un socle de règles avec les renvois d'articles, six cas d'usage au format on fait / jamais / vigilance, et un volet gouvernance : référent IA si vous choisissez d'en désigner un, formation, conduite à tenir en cas de doute et mise à jour du guide.
Je l'ai rédigé comme formatrice IA pour Novendi, filiale de l'OGE. Ce n'est pas un document officiel de l'Ordre : c'est un exemple à adapter à vos outils, à vos contrats et à vos procédures.
Servez-vous, il est à vous ! 💜
Voilà pour ce numéro ! 🚀
Et vous, vous en êtes où au cabinet ? Répondez à ce mail, je lis tout 😉
Si vous avez un confrère qui prépare son guide de bonnes pratiques IA, transférez-lui ce numéro 🤝
À très vite,
Frédérique
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